Hinweisgeberschutzgesetz

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf dieser Seite geben wir Ihnen zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) für die Oberhavel Kliniken GmbH einschließlich ihrer Tochterunternehmen folgende Informationen:

Verfahrensordnung zum Beschwerdeprozess der EKK plus

Grundlagen zum Prozess für Beschwerden von Beschäftigten oder Dritten

Diese Verfahrensordnung gilt für alle Hinweise, die über die von der EKK plus zur Verfügung gestellte Meldeplattform eingehen, welche im Zusammenhang mit Menschenrechtsverstößen sowie Umweltrisiken nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und/oder sonstigen Hinweisen auf mögliche Rechtsverstöße oder Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien nach der EU‐Whistleblower‐Richtlinie zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) stehen.

Die EKK plus unterstützt die ihr angeschlossenen Gesundheitseinrichtungen nachhaltig bei allen übergreifenden, aus dem LkSG resultierenden Verpflichtungen. Ebenso unterstützt die EKK plus die angeschlossenen Gesundheitseinrichtungen mit der zur Verfügungstellung einer Meldeplattform im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).

Jegliche Hinweise und Beschwerden im Zusammenhang mit den nachfolgend unter Ziffer 1 genannten Beschwerdegegenständen können durch die in Ziffer 2 genannten Personenkreise über die Meldeplattform der EKK plus – auch anonym – mitgeteilt werden

Für die Bearbeitung aller über das Portal eingehenden Meldungen ist bei der EKK plus die Abteilung Projektmanagement zuständig und verantwortlich.

Jede Person, die von Risiken oder Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Belangen im Sinne des LkSG oder aber von Verstößen gegen die sonstigen im Lieferantenkodex formulierten Ansprüche erfährt, kann über die benannte Meldeplattform eine Beschwerde einreichen.

1. ZULÄSSIGE BESCHWERDEGEGENSTÄNDE

Über die Meldeplattform können Hinweise und Beschwerden – auch anonym – eingereicht werden, die sich…

aus der vermeintlichen Vernachlässigung aller Anforderungen ergeben, die das LkSG den vom Gesetz betroffenen Unternehmen (gemäß § 2 Abs. 2 und 3) rechtsverbindlich auferlegt
aus vermeintlichen Verstößen gegen den Lieferantenkodex der EKK plus ergeben
auf Hinweise möglicher Rechtsverstöße oder Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien nach der EU‐Whistleblower‐Richtlinie zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ergeben

Meldungen können über die Meldeplattform der EKK plus in insgesamt 11 verschiedenen Sprachen verfasst bzw. eingereicht werden.

Alternativ können Meldungen über die dafür eingerichtete E-Mail-Adresse report@remove-this.gdekk.de abgegeben werden oder über sonstige Meldekanäle, die die der EKK plus angeschlossenen Gesundheitseinrichtungen, die sich der Meldeplattform der EKK plus bedienen, auf ihren Unternehmensseiten für den genannten Anwendungsbereich kommunizieren.

Die Hinweise und Beschwerden sollten dabei stets auf Fakten beruhen und möglichst alle relevanten Informationen enthalten, die den jeweiligen Sachverhalt darstellen, soweit die beschwerdeführenden Personen über diese Informationen verfügen.

Auch sollten Beschwerden konkret darauf eingehen, welches Resultat mit der Beschwerde im jeweiligen Einzelfall erzielt werden soll.

2. BESCHWERDEBEFUGNIS

Jede Person, die von Risiken oder Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Belangen im Sinne des LkSG oder aber von Verstößen gegen die sonstigen im Lieferantenkodex der EKK plus formulierter Ansprüche und/oder Verstöße im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes erfährt, kann über die benannte Meldeplattform eine Beschwerde einreichen.

Dies können neben internen Personenkreisen, wie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern aus Kliniken, auch externe Personen sein, wie Selbstständige, Anteilseignerinnen und Anteilseigner oder Geschäftspartnerinnen und -partner (z. B. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Lieferanten und Dienstleistern) der Kliniken sowie auch Personenvereinigungen wie etwa NGOs.

Bei der Meldeplattform der EKK plus handelt es sich um eine browserbasierte sowie datenschutzkonforme Lösung, die die Kommunikation mit den Hinweisgebenden über ein Postfach sowie die vollumfängliche Bearbeitung der eingehenden Fälle ermöglicht.

Jegliche Hinweise über die Plattform können dabei auf Wunsch anonym abgegeben werden.

Mittels der Meldeplattform stellt die EKK plus sicher, dass die Anonymität der Hinweisgebenden, soweit dies gewünscht ist, sowie der Schutz aller Daten jederzeit sichergestellt sind.

Dies gilt sowohl für die Hinweisabgabe als auch für jegliche Kommunikation über das digitale Postfach.

3. ABLAUF DES BESCHWERDEPROZESSES

Grundsätzlich umfasst der Beschwerdeprozess die folgenden Verfahrensschritte:

a. Der Eingang der Meldung bei der EKK plus, erfolgt unmittelbar nach Absenden des Formulars. Die meldende Person oder Organisation erhält nach Absenden der Nachricht eine Hinweis-ID mit Passwort, um Zugriff auf ihren Hinweis und die damit verbundene Korrespondenz mit der Meldestelle zu erhalten. So kann die meldende Person den Status des Prozessvorgangs im Hinweisgeberportal verfolgen und auf die an sie notwendigen, adressierten Fragen zugreifen.
b. Die meldende Person erhält unmittelbar eine Eingangsbestätigung, auf die mittels Hinweis-ID und Passwort über die Meldeplattform zugegriffen werden kann.
c. Im nächsten Schritt beurteilt die EKK plus die Zulässigkeit des Hinweises. Hierzu kann es notwendig sein, mit der meldenden Person Kontakt aufzunehmen, um ggf. weitere Angaben zur Prüfung der Zulässigkeit des Hinweises zu erhalten.
d. Ist die Meldung zulässig, leitet die EKK plus diese unter Wahrung der Vertraulichkeit, also anonymisiert, an die Verantwortlichen der betroffenen Gesundheitseinrichtung weiter. Diese prüft den Hinweis. Bei Meldungen, welche das LkSG betreffen, erfolgt durch die EKK plus bei zentral verhandelten Lieferanten parallel auch eine Prüfung nach dem LkSG.
e. Die betroffene Gesundheitseinrichtung prüft, ob Folgemaßnahmen zu ergreifen sind, insbesondere eine Prüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises und ggf. die Veranlassung von Nachforschungen. Im Falle der Zulässigkeit des Hinweises, klärt die Meldestelle der betroffenen Gesundheitseinrichtung den Sachverhalt auf, soweit möglich unter Einbindung der hinweisgebenden Person.
f. Nach erfolgter Sachverhaltsaufklärung – und ggf. den ergriffenen erforderlichen, geeigneten und angemesseneren Präventions- und Abhilfemaßnahmen – erfolgt die Rückmeldung der betroffenen Gesundheitseinrichtung an die EKK plus.
g. Die EKK plus leitet diese Rückmeldung über die Meldeplattform an die meldende Person oder Organisation weiter. Eine Rücksprache mit der betroffenen Gesundheitseinrichtung, meldenden Person oder Organisation ist jederzeit möglich und wird von der EKK plus angeboten.

4. MÖGLICHE ABHILFEMASSNAHMEN

Gemäß vorgenannter Prozessschritte werden im Falle begründeter Hinweise und Beschwerden alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen, sofern diese angemessen sind, um den identifizierten
Beschwerdegegenstand, das identifizierte Risiko oder die Verletzung menschenrechtlicher und umweltbezogener Belange zu beenden oder weitestgehend zu minimieren.

Welche Maßnahmen dabei im konkreten Falls jeweils als geeignet und angemessen bewertet werden, ist im Einzelfall zu beurteilen.

Dokument als PDF

Verfahrensordnung zum Beschwerdeprozess der EKK plus (Dokument als PDF)

Prozessbeschreibung zur Hinweisgeberstelle der EKK plus

Vereinbarung zwischen der EKK plus und der Oberhavel Kliniken GmbH

Ziel: Fristgerechte Abarbeitung von Meldungen aus der Hinweisgeberplattform der EKK plus (Whistleblower-System nach dem Hinweisgeberschutzgesetz).

Prozessverantwortlicher:

Organisation und Verarbeitung Meldeplattform: EKK plus
Empfang und Verarbeitung von Meldungen durch die EKK plus über Eingänge auf der Hinweisgeberplattform. Absprache mit den Verantwortlichen der Oberhavel Kliniken GmbH.
Oberhavel Kliniken GmbH: Rechtsabteilung, Rita Bergmann, Geschäftsbereichsleitung, Anja Lobisch

Prozessbeginn (Eingabe):

Eingang einer Meldung auf der Meldestelle der EKK plus für die Oberhavel Kliniken GmbH:

Automatisierte Dokumentation über Meldeplattform durch die EKK plus
Eingangsbestätigung innerhalb von max. sieben Tagen (in der Regel erfolgt unverzüglich eine automatisierte Eingangsbestätigung) durch die EKK plus an die meldende Person
Prüfung der Meldung auf Plausibilität durch die EKK plus.
Information über die Meldung (auch wenn die Plausibilität verneint wird) in anonymisierter Form (zur Sicherstellung der Vertraulichkeit der Oberhavel Kliniken GmbH) innerhalb von max. 7 Tagen per E-Mail an die benannten Personen der Oberhavel Kliniken GmbH über die E-Mail-Adresse:
Rita.Bergmann@remove-this.oberhavel-kliniken.de
Anja.Lobisch@remove-this.oberhavel-kliniken.de
Information – sofern verfügbar – von personenbezogenen Daten telefonisch innerhalb von max. 7 Tagen an die benannten Personen der Oberhavel Kliniken GmbH (Rufnummer: Rita Bergmann: (03301) 66-2934, Anja Lobisch: 03301 66-2981).
Erstellung von technischen Wiedervorlagen sofern möglich auf der Hinweisgeberplattform sowie Erstellung einer internen Wiedervorlage bei der Oberhavel Kliniken GmbH auf spätestens 3 Wochen nach Erhalt der Meldung.

Prozessende (geplantes Ergebnis): Fristgerechte Abarbeitung (max. drei Monate) der Meldung durch die Oberhavel Klini-ken GmbH mit Rückmeldung an den Meldenden durch EKK plus. Dokumentation der Prüfergebnisse und Abschluss des Falls im Hinweisgebersystem durch EKK plus und intern bei benannten Personen der Oberhavel Kliniken GmbH.

Abkürzungen und Begriffe:

Hinweisgeberrichtlinie (EU) vom 16.12.2021
HinSchG = Hinweisgeberschutzgesetz

Kennzahlen, Indikatoren oder Messgrößen

Anzahl der Meldungen/Jahr
Ergebnisse aus Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen

Ablauf des Prozesses

Meldende Person: Absetzen einer Meldung über die digitale Meldeplattform der EKK plus, Name, Mailadresse und/oder Telefonnummer können zur Verfügung gestellt werden. Anonyme Meldung ist möglich.
EKK plus: Eingang einer Meldung und Eingangsbestätigung, Eingangsbestätigung erfolgt innerhalb von max. sieben Tagen an die meldende Person, Einhaltung der Vorgabe gemäß Hinweisgeberrichtlinie
EKK plus: Prüfung auf Plausibilität und Weitergabe der Meldung an die Verantwortlichen der Oberhavel Kliniken GmbH, Innerhalb von max. 7 Tagen nach Eingang.
Per E-Mail an Rita.Bergmann@remove-this.oberhavel-kliniken.de (Rechtsabteilung) und Anja.Lobisch@remove-this.oberhavel-kliniken.de (Geschäftsbereichsleitung), Unter Wahrung der Vertraulichkeit, also anonymisiert.
Ggf. erhalten die Verantwortlichen bei der Oberhavel Kliniken GmbH einen temporären Zugang auf die Meldeplattform. Personenbezogenen Daten werden ggf. telefonisch übermittelt.
Rechtsabteilung Oberhavel Kliniken GmbH: Prüfung der Meldung, Prüfung, ob Folgemaßnahmen zu ergreifen sind, insbesondere eine Prüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises und ggf. die Veranlassung von Nachforschungen, Unter Wahrung der Vertraulichkeit. Zudem Datenschutz gem. DSGVO ist einzuhalten. Interne Wiedervorlage von 3 Wochen wird gesetzt.
Rechtsabteilung Oberhavel Kliniken GmbH: Veranlassung von Nachforschungen, Weitergabe unter Wahrung der Vertraulichkeit der Hinweise an die Abteilungen/Kliniken etc. zur Bearbeitung, Fristsetzung von max. 2 Wochen
Rechtsabteilung Oberhavel Kliniken GmbH: Rückmeldung an die EKK plus, Unter Beachtung, dass innerhalb von max. 3 Monaten eine Rückmeldung durch die EKK plus an die meldende Person erfolgt.
EKK plus: Weitergabe der Rückmeldung an die meldende Person: Rücksprache mit der Oberhavel Kliniken GmbH durch die meldende Person ist jederzeit möglich und wird von der EKK plus angeboten. Frist für Rückmeldung: max. 3 Monate nach Eingang der Meldung.

Statistik: Die EKK plus stellt der Oberhavel Kliniken GmbH einen statistischen Report über die eingegangenen Meldungen und deren Bearbeitung aus dem Hinweisgebersystem zur Verfügung. Dies erfolgt 1x pro Jahr, kann jedoch auch im Rahmen einer Einzelanfrage zur Verfügung gestellt werden.

Risiken/Ursachen/Chancen:

a. Risiken: Es sollten keine Fristen versäumt werden. Die Vertraulichkeit ist zu wahren.
b. Ursachen: Schnittstellen, langwierige Prozesse, nicht erklärbare Umstände, fehlende Schulungen der beauftragten Personen
c. Chancen: Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie sorgt für Transparenz und eine offenere Fehler- und Sicherheitskultur im Unternehmen. Risiken können erkannt werden. Gesetze werden eingehalten (HinSchG).

Maßnahmen zur Risikovorbeugung/Risikobewältigung

Risiko: Fristen werden versäumt, Ursache: Schnittstelle, Maßnahmen:

Technische und organisatorische Maßnahmen
Telefonische Kontaktaufnahme bei technischen Schwierigkeiten: Sachgebietsleiter EDV, Hr. C. Schwenteck: 03301 66-3012 / Schwenteck@remove-this.oberhavel-kliniken.de
Regelmäßige Controlling-Gespräche (1x Jahr)

Risiko: Fristen werden versäumt, Ursache: Schnittstelle, Maßnahmen: